PMS: el administrador digital de hoteles

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27 Marzo 2024 Alina Velázquez
[Central Interactiva]

Administrar las reservaciones, ingresar la información de los huéspedes, los consumos de la habitación, el check-in y check out ahora son procesos que se pueden digitalizar en los hoteles con la tecnología Property Management System (PMS). 

Esta herramienta digital puede hacer diversas tareas, algunas de manera simultánea, y facilita la operación. 

Cabe resaltar que la gestión de un hotel es una labor que influye directamente en la experiencia de un huésped. Un detalle, por pequeño que parezca, puede cambiar positiva o negativamente en las decisiones futuras de alojamiento de los clientes.

Para brindar mejor atención y cuidar que todo marche como debe, la tecnología ha evolucionado para lograr que todas las cuestiones a atender en un hotel estén sincronizadas por un solo software que digitaliza y vuelve más eficientes las tareas.

¿Qué es el PMS (Property Management System)?

Un Property Management System (PMS), o Sistema de Gestión Hotelera en español, es una plataforma de software diseñada específicamente para la industria hotelera.

El PMS, se encarga de orquestar y coordinar todas las operaciones inherentes a la administración de propiedades hoteleras; desde gestionar reservas de habitaciones hasta controlar inventarios, establecer tarifas, rastrear pagos y coordinar servicios de limpieza y mantenimiento, este sistema centralizado es la columna vertebral de la gestión hotelera moderna. Al automatizar estas tareas y procesos administrativos mediante dispositivos inteligentes, el Property Management System no solo simplifica la toma de decisiones, sino que también optimiza de manera eficiente los recursos disponibles en los establecimientos hoteleros. (1)

Observemos a fondo los beneficios del PMS para la Industria Hotelera:

Tiene la capacidad de administrar grupos de turistas, haciendo más fáciles las tareas de captura de datos, asignación de habitaciones o cotizaciones para las agencias turísticas. 

La eficiencia en los cobros y cotizaciones sirve también para los eventos que se realizan dentro de los hoteles; con el software es más fácil calcular los costos y gastos extras que conllevan eventos como bodas, congresos o convenciones que se realizan en el recinto.

Algo destacable de algunos PMS es que son compatibles para facturaciones en diversos idiomas y países, además de que ofrecen a sus clientes poder hacer reservaciones y pagos con la seguridad de la protección de sus datos.

Estos sistemas están actualizados para la facturación electrónica que se usa en México CFDI 4.0, por lo que no necesita un programa externo para generar las facturas de los clientes. (2)

Y no solo se pueden organizar a los huéspedes, también es útil para los recursos humanos, ya que a través del panel de control se puede distribuir al personal, para asignarle sus tareas y horarios.

Como esta herramienta trabaja en tiempo real se pueden detectar desperfectos en el servicio y alojamiento para arreglarlos de manera inmediata; así mismo, esto ayuda a que se registren de manera automática los consumos de cada cliente en las distintas amenidades que se ofrecen como restaurantes, bares, tiendas de regalo, spa y más. 

Con estos datos se puede obtener la cuenta de cada cliente de manera más eficaz, pero no solo eso, sino que también estos datos sirven para un análisis que pueda indicar qué productos son los más adquiridos y los que no lo son tanto, para futuras referencias de las ventas.

Algunas aplicaciones de software PMS, como Easy rez cuentan con módulos para funciones de ‘ama de llaves’, las cuales monitorean la limpieza de las habitaciones, y también se mantienen al pendiente de las solicitudes de los huéspedes en tiempo real para brindarles una mejor experiencia.

Aunado a todo esto, gracias a estos programas, se puede saber qué productos hay en existencia y cuáles se necesitan comprar mediante los inventarios, además de administrar los contactos de los proveedores, fechas de entregas y órdenes de compra que se deben efectuar.

En la era moderna de la hotelería, la inversión en un sistema de gestión hotelera (PMS) emerge como una piedra angular para el éxito futuro. Al otorgar el control total de un establecimiento desde la comodidad de un dispositivo inteligente, no solo simplifica la gestión operativa, sino que también potencia la capacidad de adaptación y la eficiencia en un mundo cada vez más digitalizado.

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