Administrar un restaurante no es tarea sencilla: se necesita mucha experiencia para que funcione, sin dejar de mencionar que se involucran diferentes variables que lo pueden cambiar todo; sin embargo, se recomienda tener una buena gestión de inventario y dar seguimiento a la existencia de alimentos, bebidas, artículos de limpieza, herramientas de trabajo, entre muchos otros productos, para cumplir con los pedidos y reducir el desperdicio de alimentos.
La administración del inventario de restaurantes es un procedimiento para organizar materiales y suministros con el objetivo de hacer pedidos más rentables que, a su vez, satisfagan las necesidades de los comensales.
¿Cómo gestionar el inventario de un restaurante?
La gestión de inventario tiene como responsabilidad contar la cantidad real de materia prima recibida, documentar el consumo para asegurarse de no solicitar cantidades excesivamente grandes o pequeñas, así como detectar el desperdicio o la pérdida de alimentos. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para controlar el flujo de productos dentro de un restaurante:
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Asignar un equipo de evaluación
Se debe asignar un equipo específico que tenga la responsabilidad de dar seguimiento al inventario, es decir, llevar un control de lo que llega, de lo que se consumió, se vendió o de lo que es necesario reabastecer, para actualizar los registros.
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Definir cada cuándo es necesario realizar el inventario
El inventario se puede realizar de forma diaria, semanal, mensual o trimestral.
- De manera diaria, para revisar productos perecederos.
- De manera semanal, para hacer un recuento de todos los alimentos, bebidas, artículos de papel y productos de limpieza.
- De manera mensual, para saber si existen especias, condimentos u otros productos comprados para un evento único o un platillo especial.
- De manera trimestral, para realizar una limpieza profunda de las salas de almacenamiento, los comedores, los estantes, los cubiertos e incluso de los uniformes del personal.
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Vigilar el consumo y mantener un nivel de existencias
Es necesario monitorear el consumo diario de materia prima para mantener los niveles de stock de forma uniforme, sin importar si se trata de un solo restaurante o de una franquicia con varias ubicaciones.
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Identificar la vida útil de los artículos en stock
Es importante identificar la vida útil de cada artículo del inventario según el lote en el que se compró o lo que indique la etiqueta. Para evitar el despilfarro, se puede aplicar la metodología FIFO (First In, First Out, por sus siglas en inglés) o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), en la que se recomienda usar primero las existencias más antiguas y luego las recientes.
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Gestionar las materias primas
Para reducir el desperdicio, es importante hacer un seguimiento del inventario y mantenerlo a un nivel mínimo, especialmente cuando se trata de productos perecederos. Se recomienda utilizar productos e ingredientes de temporada cuando sea posible, para aprovechar su duración natural.
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Utilizar los artículos mediante la metodología FIFO
Las existencias deben consumirse en orden FIFO, es decir, de acuerdo con la fecha de caducidad. Para evitar el despilfarro, se deben utilizar primero las existencias más antiguas y después las recién compradas, una vez que se haya agotado el suministro anterior.
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Gestionar recetas para calcular costos
La gestión de recetas ayuda a estimar el costo proyectado de un menú, ya que permite documentar la cantidad de materia prima que se necesita para preparar cada platillo o bebida, incluida la cantidad, el modo de preparación, la temperatura a la que se debe cocinar y la forma en que se debe presentar. También ayuda a reducir los robos en el restaurante y a mantener la coherencia en todos los puntos de venta.
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Tener suministros adicionales a mano
Si bien se recomienda no exceder la cantidad de ciertas materias primas debido a su corta duración, los productos no perecederos pueden abastecerse en cantidades mayores, con el objetivo de contar con un margen adicional ante cualquier solicitud extraordinaria.
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Mantener organizados los espacios de almacenamiento
Un componente que ayuda a acelerar el recuento del inventario es contar con espacios de almacenamiento organizados por categoría y con etiquetas visibles, que indiquen claramente el nombre de cada producto, para localizarlos de manera rápida y sencilla.
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Invertir en un buen software de gestión de inventario para restaurantes
Administrar el inventario de un restaurante puede llevar mucho tiempo si se hace de forma manual o si no se cuenta con herramientas tecnológicas adecuadas. Por esta razón, se recomienda invertir en software que se ajuste a las necesidades de cada restaurante. Existen herramientas que lanzan alertas cuando es necesario comprar artículos o cuando algunos productos están por expirar.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión del inventario en restaurantes?
- Reducción de la pérdida de alimentos: Hasta un 10 % de los alimentos que compran los restaurantes se tiran a la basura antes de llegar al cliente. La gestión del inventario puede ayudar a reducir estas pérdidas.
- Menor costo de alimentos: Los precios de los alimentos suelen representar entre el 28 % y el 35 % del costo total de operación de un restaurante. Cuando los alimentos se pierden o se estropean, este porcentaje se incrementa.
- Mejora en la gestión de proveedores: Los restaurantes pueden emplear la gestión del inventario para llevar un mejor registro de sus alimentos y compras, lo cual ayuda a reducir los costos de mano de obra a largo plazo.
Referencias
- Patynski, B. (2025, 12 de febrero). Gestión del inventario de restaurantes 101. Wisk. https://www.wisk.ai/es/blog/gestion-de-inventario-en-restaurantes-101
