Recomendaciones indispensables para un home office exitoso

Home Office
05 Mayo 2020 Mildred Ramo

Miles de compañías están en fase de adaptación. Si bien es transitoria, lo cierto es que la vida laboral digital puede darse oficialmente inaugurada para una extensa mayoría.

La Jornada Nacional de Sana Distancia que se generó como medida de distanciamiento social para evitar contagios por la pandemia de COVID-19 enviaron a cientos de equipos empresariales a trabajar vía remota. 

Muchos de ellos ya tenían práctica en laborar desde casa —home office— pero para la mayoría esta fue una situación nueva y tuvieron que resolver, cada día, el desafío de mantener la operación ante una emergencia sanitaria y también logística. 

Datos de The CIU Intelligence señalan que, con base en información de INEGI, 20.4% una totalidad de 4.7 millones de unidades económicas del país del sector privado y paraestatal han usado la conectividad en sus procesos productivos. 

Por eso Conexiones 365 habló con especialistas en Recursos Humanos, para comentar las mejores prácticas de integración de trabajo en equipo y a distancia, detectadas a lo largo de este periodo, que comenzó a mediados de marzo y podría extenderse hasta mediados de junio. 

Liderazgo 

La comunicación inicial y permanente ha sido una tarea activa de todo líder que haya debido afrontar esta situación, comenta Salvador de Antuñano, Director de Recursos Humanos de Grupo Adecco México, empresa de soluciones de capital humano. “Dar las instrucciones, retroalimentación, mantener a los equipos informados, todo es parte del esfuerzo de los líderes de los equipos en esta fase”, asegura. 

El liderazgo estructura los formatos del trabajo a distancia con elementos como horarios, reglas de operación, fechas de entrega, reportes… tareas cotidianas pero que en estos momentos se vuelven esenciales. 

“Más allá de tener equipos suministrados e informados, un líder también está genuinamente interesado en el bienestar de sus colaboradores y sus familias. Que las personas sepan que su salud, y la salud de todos, es primordial”, comenta, a su vez, Alejandro García, director de Marketing de Bumeran, portal de empleos y reclutamiento en línea, para toda América Latina. 

La crisis derivada de COVID-19 y los nuevos requerimientos de operación han puesto en el centro de todo, más que nunca, a la salud de los colaboradores y el papel del área de Recursos Humanos cobra también ese nuevo papel. 

“Estamos teniendo nuestras sesiones de capacitación o de cuidado del bienestar a través de la tecnología; por ejemplo, llevamos a cabo un webinar interno para nuestro equipo con el tema de cómo mitigar la ansiedad y el estrés en momentos de crisis como el que estamos viviendo actualmente; además de diferentes sesiones de activación física para que nuestra gente pueda cuidar su salud durante este periodo”, precisa, a su vez, Alejandro Velasco, gerente de Comunicación Interna, Bienestar y RSC, en Sodexo Beneficios e Incentivos México. 

Organización del trabajo remoto 

Bumeran tiene un registro de cifras que ayudan a dimensionar el trayecto empresarial entre las organizaciones que, por sus actividades, pudieron adaptarse a trabajar a distancia. 

  • Desde los primeros días de la contingencia, 73% migró sus posiciones de forma remota
  • 60 por ciento aclaró que la comunicación interna ha crecido en gran medida
  • 62% dijo que contaba con un espacio específico para trabajar en casa
  • 60% señaló al comedor como su lugar de trabajo

De esta forma, los especialistas coincidieron en señalar que las herramientas básicas de este esquema productivo incluyen un espacio para trabajar en casa, conexión a internet, teléfono celular y una computadora o un dispositivo para trabajar y comunicarse.

El siguiente nivel implica herramientas de administración de tiempo y de trabajo a distancia, que pueden facilitar las labores tanto del equipo como del líder. 

“En Adecco estamos usando Skype Empresarial para comunicación, One Drive (para traer y compartir el trabajo en línea), y Teams para reuniones a distancia en la que pueden participar hasta 150 personas”, especifica Salvador de Antuñano. 

Ahora bien, una pieza clave para la organización es contar con un Plan de Continuidad de Negocio, que puede considerar todos los puntos anteriores, sugiere, a su vez, Alejandro Velasco, de Sodexo. 

“Existen diferentes herramientas para que las y los colaboradores lleven a cabo sus actividades de manera eficiente desde la computadora o dispositivo móvil. Las herramientas tecnológicas que mejor nos han funcionado son principalmente Microsoft Teams y Skype, pues podemos programar juntas y comunicarnos con los diferentes equipos que integran la organización. Todas nuestras reuniones se realizan a través de estas plataformas”, coincide el entrevistado.

Buenas prácticas 

Salvador de Antuñano, de Grupo Adecco, reflexiona: “Esto es de ahora en adelante. Hace 15 años no imaginábamos que habría puestos de community manager y hoy forman una parte esencial de la empresa. De la misma manera hay que prepararnos culturalmente para esta nueva cultura laboral y lo que implica”.

La Jornada Nacional de Sana Distancia, prosigue, ha funcionado para poner a prueba los planes de continuidad de negocio para las empresas que ya contaban con ellos, mientras que ha sido una prueba de capacidad de respuesta para quienes no se habían preparado para que la empresa trabajara de forma remota. 

“Reflexionar en esto, detectar las herramientas necesarias para hacer nuestro trabajo, analizar aciertos y errores en la ejecución durante este tiempo, son buenas prácticas que nos llevarán a afrontar esta nueva era productiva”, concluye Antuñano, director de Recursos Humanos de Grupo Adecco. 

Para Alejandro García, director de Marketing de Bumeran, este tiempo también es el indicado para redimensionar la vida productiva de los colaboradores, pues ha sido un tiempo para capacitación, para atender su salud y propiciarla a la distancia a través de sesiones de relajación, meditación, yoga… “Incluso un taller tipo stand up para relajarse cada día”, observa. 

Mantener los niveles de información es vital, aporta, a su vez, Alejandro Velasco, de Sodexo Beneficios e Incentivos. “Un ejemplo de ello es la Sesión #CreciendoADistancia, que es una reunión quincenal en la que, a través de Teams, nuestro equipo directivo presenta a la organización la actualidad del negocio y de los diferentes proyectos que están en marcha. En las diferentes sesiones que hemos realizado durante este periodo, hemos registrado una audiencia superior al 85?l total de nuestro personal”. 

Los grandes desafíos, como el vivido en tiempos de COVID-19, implican grandes esfuerzos para construir grandes soluciones. Aprender de todo esto es una manera de convertirlo en una experiencia que fortalezca a las personas y a las empresas.

 

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